Η προετοιμασία της ηγετικής ομάδας των ελληνικών πανεπιστημίων κατά την εξωτερική τους αξιολόγηση

του Θάνου Κριεμάδη, Ph.D., M.B.A., M.A.*
Τα Ελληνικά ΑΕΙ έχουν ήδη αξιολογηθεί σε επίπεδο Ιδρύματος, Σχολής ή/και Τμήματος και έχουν ήδη δρομολογήσει δράσεις βελτίωσης της λειτουργίας τους βάσει των συστάσεων των εξωτερικών αξιολογητών.
Σκοπός της δημοσίευσης αυτής είναι να εντοπίσει τα σημαντικότερα θέματα που αφορούν στην αξιολόγηση σε επίπεδο Ιδρύματος και να συμβάλει στην προετοιμασία των μελών της ηγετικής ομάδας του ΑΕΙ που αξιολογείται.Ηγετική ομάδα εννοούμε τα μέλη ΔΕΠ που κατέχουν τις θέσεις του Πρύτανη, των Αναπληρωτών Πρυτάνεων, των Κοσμητόρων Σχολών και των Προέδρων Τμημάτων καθώς και των μελών των Συμβουλίου των ΑΕΙ. Χρήσιμη βέβαια θα ήταν αυτή η γνώση και στα μέλη ΔΕΠ που καλούνται να συμμετάσχουν στις συναντήσεις με τους εξωτερικούς αξιολογητές καθώς και σε άλλους ενδιαφερόμενους φορείς ή συνεργάτες του Ιδρύματος.
Κατ’ αρχήν η ηγετική ομάδα πρέπει να αποδείξει στους εξωτερικούς αξιολογητές τη δέσμευσή της με πράξεις (δράσεις, διαδικασίες, δείκτες μέτρησης, μετρήσιμα αποτελέσματα) στις θεμελιώδεις αρχές της διοικητικής αριστείας που πρέπει να ενσωματώσουν τα Ελληνικά Πανεπιστήμια, προκειμένου να βελτιώνουν συνεχώς την ποιότητα των παρεχομένων υπηρεσιών και την αποτελεσματικότητά τους.
Οι θεμελιώδεις αρχές της διοικητικής αριστείας που θα αναζητήσουν οι εξωτερικοί αξιολογητές είναι οι παρακάτω:
Προσανατολισμός στα αποτελέσματα μέσω κατάλληλου στρατηγικού σχεδιασμού
Επικέντρωση στον αποδέκτη των υπηρεσιών (πρωταρχικά φοιτητές)
Αποτελεσματική ηγεσία και σταθερότητα ως της την επίτευξη της αποστολής του Πανεπιστημίου
Διοίκηση μέσω διαδικασιών (έμφαση στη διαχείριση ποιότητας)
Ανάπτυξη και ενδυνάμωση ανθρώπινου δυναμικού
Διαρκής μάθηση, συνεχής βελτίωση και καινοτομία
Σύναψη των αναγκαίων στρατηγικών συμμαχιών με φορείς του εσωτερικού και εξωτερικού
Κοινωνική ευθύνη του Ιδρύματος ιδιαίτερα σήμερα στην εποχή της οικονομικής και κοινωνικής κρίσης.

Ποιους κρίσιμους παράγοντες θα αναζητήσουν οι εξωτερικοί αξιολογητές
Οι εξωτερικοί αξιολογητές θα αναζητήσουν εάν και σε ποιο βαθμό υπάρχουν τεκμηριωμένες διαδικασίες για τα παρακάτω κρίσιμα ερωτήματα:

• Με ποια διαδικασία έχει η ηγετική ομάδα αναπτύξει την αποστολή, το όραμα, τις αξίες και αρχές του Πανεπιστημίου καθώς και το Στρατηγικό του Σχέδιο; Επικαιροποιεί το στρατηγικό σχέδιο η ηγετική ομάδα; Μεταδίδεται το στρατηγικό σχέδιο σε όλα τα μέλη του πανεπιστημίου;
• Αποτελούν τα μέλη της ηγετικής ομάδας πρότυπα μιας κουλτούρας διοικητικής αριστείας και πως αποδεικνύεται αυτό;
• Εμπλέκονται προσωπικά τα μέλη της ηγετικής ομάδας του Πανεπιστημίου προκειμένου να διασφαλίσουν την ανάπτυξη, εφαρμογή και διαρκή βελτίωση του συστήματος διοίκησης του Πανεπιστημίου; Πιο συγκεκριμένα, (α) επιδιώκουν την ευθυγράμμιση της υπάρχουσας οργανωτικής δομής του Πανεπιστημίου στις ανάγκες των επιλεγμένων πολιτικών και στρατηγικών; (β) διασφαλίζουν την ανάπτυξη και εφαρμογή ενός συστήματος διοίκησης διεργασιών και αποσαφηνίζουν τους «ιδιοκτήτες» των διεργασιών αυτών (process owners);
• Εγγυάται η ηγετική ομάδα τον προσδιορισμό και την εφαρμογή των παρακάτω κρίσιμων διεργασιών;
• διεργασία ανάπτυξης, εφαρμογής και επικαιροποίησης του στρατηγικού σχεδιασμού του Ιδρύματος
• διεργασία για την αποτελεσματική διακυβέρνηση του Ιδρύματος
  διεργασία μέτρησης, ανασκόπησης και βελτίωσης των κύριων αποτελεσμάτων
• Με ποιες διαδικασίες η ηγετική ομάδα επικοινωνεί συνεχώς και αναπτύσσει επωφελείς συνεργασίες με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη όπως φοιτητές, εργαζόμενους, συνεργάτες, προμηθευτές, τοπικές κοινωνίες, δημόσια διοίκηση, τοπική αυτοδιοίκηση, χορηγούς, μέσα μαζικής ενημέρωσης, πιστωτές,φορείς του εξωτερικού, κλπ.
• Καλλιεργεί η ηγετική ομάδα μία κουλτούρα διοικητικής αριστείας σε όλο το εύρος του Πανεπιστημίου; Αναμφίβολα, η πραγμάτωση του σημαντικού αυτού εγχειρήματος προϋποθέτει την ανάληψη μιας σειράς δράσεων εκ μέρους της ηγετικής ομάδας. Πρώτον, τα ηγετικά στελέχη πρέπει να μεταδώσουν με άμεσο τρόπο στους υφισταμένους τη στρατηγική κατεύθυνση που επιδιώκει το Ίδρυμα, δηλαδή αποστολή, όραμα, αξίες, πολιτική, στρατηγική, μακροπρόθεσμοι και βραχυπρόθεσμοι στόχοι, σχέδια δράσης. Δεύτερον, οφείλουν να περιορίσουν τα στεγανά ανάμεσα στην ηγετική ομάδα και τους εργαζομένους κα είναι διατεθειμένοι να ακούσουν, να εμπνεύσουν και να ενώσουν όλα τα μέλη του Ιδρύματος (Καθηγητές, Διοικητικούς υπαλλήλους, τεχνικό προσωπικό, φοιτητές, κλπ. ) και φυσικά να ανταποκριθούν στις προσδοκίες τους. Τρίτον, αποτελεί καθήκον της ηγετικής ομάδας να βοηθήσει και να υποστηρίξει όλο το ανθρώπινο δυναμικό στην επίτευξη των στόχων του. Επιπλέον, τα ηγετικά στελέχη πρέπει να κινητοποιούν και να ενθαρρύνουν τη συμμετοχή των υφισταμένων σε ποικίλες δραστηριότητες βελτίωσης, επικροτώντας εξίσου τις ατομικές και τις ομαδικές προσπάθειες για βελτίωση. Επιστέγασμα όλων των ανωτέρω είναι η συστηματική προώθηση ίσων ευκαιριών για όλους τους απασχολούμενους της δημόσιας υπηρεσίας καθώς και ο σεβασμός της διαφορετικότητας.

• Αναγνωρίζουν και προωθούν τα μέλη της ηγετικής ομάδας την οργανωτική αλλαγή; Κατ’ αρχήν κατανοούν τις εσωτερικές και εξωτερικές πιέσεις αλλαγής που ασκούνται στo δημόσιο πανεπιστήμιο; Προσδιορίζουν και επιλέγουν τις αλλαγές που χρειάζεται να συντελεστούν στο μοντέλο οργάνωσης και διοίκησης του πανεπιστημίου; Αναμφίβολα, υπάγεται στην αρμοδιότητα των ηγετικών στελεχών να ηγηθούν της ανάπτυξης των σχεδίων αλλαγής, να εξασφαλίσουν τις αναγκαίες επενδύσεις, τους πόρους και τη στήριξη των σχεδίων αυτών καθώς και να διαχειριστούν την εφαρμογή και τους κινδύνους του συνόλου των μεταρρυθμιστικών προγραμμάτων. Ακολούθως, τα ηγετικά στελέχη οφείλουν να διασφαλίσουν την αποτελεσματική εφαρμογή των μεταρρυθμίσεων, να πραγματοποιήσουν τις αναγκαίες συνεννοήσεις με όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη και φυσικά να μεταδώσουν τις αλλαγές και τα αίτια που οδήγησαν σ’ αυτές σε υφισταμένους και λοιπούς εμπλεκομένους. Στη φάση υλοποίησης των σχεδίων, τα μέλη της ηγετικής ομάδας πρέπει να υποστηρίζουν διαρκώς και να διευκολύνουν τους υφισταμένους τους στη διαχείριση των αλλαγών, ενώ παράλληλα καθίσταται απαραίτητη η μέτρηση και τακτική ανασκόπηση της αποτελεσματικότητας των αλλαγών. Τέλος, κρίνεται σκόπιμη η διάχυση των γνώσεων που αποκτήθηκαν κατά τη διαδικασία αλλαγής σε όλα τα μέλη του οργανισμού.
• Αναπτύσσει η ηγετική ομάδα, πάντα σε συνεργασία με τους υφισταμένους πολιτικές, στρατηγικές και σχέδια δράσης που στοχεύουν στη βέλτιστη αξιοποίηση του ανθρώπινου παράγοντα; Επιδιώκει ευθυγράμμιση των σχεδίων διοίκησης και ανάπτυξης ανθρώπινου δυναμικού με την πολιτική και στρατηγική του πανεπιστημίου, την οργανωτική δομή και το πλαίσιο των θεμελιωδών διεργασιών και διαδικασιών; Μεριμνά για την επιτυχή τοποθέτηση των εργαζομένων στις θέσεις εργασίας τους, για την ανάπτυξη της καριέρας τους και για την ενδεχόμενη διαδοχή τους στην ιεραρχία της υπηρεσίας; Προωθεί και διασφαλίζει τη δικαιοσύνη σε όλους τους τομείς εργασιακής δραστηριότητας, καταρτίζοντας πολιτικές, στρατηγικές και σχέδια δράσης με αντικείμενο την προαγωγή ίσων ευκαιριών; Επιχειρεί συστηματική βελτίωση των πολιτικών, στρατηγικών και σχεδίων δράσης που εστιάζουν στον ανθρώπινο παράγοντα, χρησιμοποιώντας έρευνες και άλλες μεθόδους λήψης ανατροφοδότησης εκ μέρους των υφισταμένων;
• Με ποιες διαδικασίες διασφαλίζει η ηγετική ομάδα ότι οι γνώσεις, δεξιότητες και ικανότητες των εργαζομένων προσδιορίζονται, αναπτύσσονται και διατηρούνται; Σχεδιάζει προγράμματα εκπαίδευσης και ανάπτυξης προκειμένου να εξασφαλιστεί η ύπαρξη συμβατότητας μεταξύ των ικανοτήτων των υπαλλήλων και των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων του Ιδρύματος;

• Τα ηγετικά στελέχη ενθαρρύνουν και υποστηρίζουν την ατομική και ομαδική συμμετοχή των εργαζομένων στις δραστηριότητες βελτίωσης του Ιδρύματος, προωθώντας ιδιαίτερα τις ομαδικές διαδικασίες.
• Οι εργαζόμενοι αναπτύσσουν διάλογο με την ηγετική ομάδα; Oρίζονται οι επικοινωνιακές ανάγκες; Βάσει των αναγκών αυτών, καταρτίζονται πολιτικές, στρατηγικές και σχέδια επικοινωνίας; Aναπτύσσoνται τα εξής κανάλια επικοινωνίας: απ’ την κορυφή προς τη βάση (top down), απ’ τη βάση προς την κορυφή (bottom up) και οριζόντια (horizontal); Τέλος, προσδιορίζονται και εξασφαλίζονται οι ευκαιρίες διάχυσης βέλτιστων πρακτικών και γνώσεων;
• Ενδιαφέρεται η ηγετική ομάδα για τα μέλη του Ιδρύματος, αναγνωρίζοντας και επιβραβεύοντας το έργο τους;
• Mε ποια διαδικασία συνάπτει η ηγετική ομάδα επωφελείς συνεργασίες; Δημιουργεί συνέργειες με στόχο την βελτίωση των διεργασιών και την προσθήκη αξίας;
• Εφαρμόζει η ηγετική ομάδα οικονομικές στρατηγικές και διεργασίες οι οποίες συνδέουν τη χρήση των οικονομικών πόρων του Ιδρύματος με την υποστήριξη του στρατηγικού του σχεδιασμού;
• Χαράσσει η ηγετική ομάδα στρατηγική για τη διαχείριση πληροφοριών και γνώσεων η οποία συνάδει με τον συνολικό στρατηγικό σχεδιασμό του Ιδρύματος ; Προσδιορίζει τις υπάρχουσες απαιτήσεις στον τομέα των γνώσεων και πληροφοριών; Συλλέγει, δομεί και αξιοποιεί γνώσεις και πληροφορίες στην προσπάθεια υποστήριξης της πολιτικής και της στρατηγικής; Χρησιμοποιεί τεχνολογίες προκειμένου να ενισχύσει την ενδοϋπηρεσιακή επικοινωνία και να προβεί σε σωστή διαχείριση των γνώσεων και πληροφοριών; Διασφαλίζει και βελτιώνει την εγκυρότητα, ακεραιότητα και ασφάλεια των πληροφοριών, ενώ, ταυτόχρονα, καλλιεργεί, αναπτύσσει και προστατεύει την ιδιαίτερη πνευματική ιδιοκτησία της; Αναπαράγει την καινοτόμο και δημιουργική σκέψη μέσω συνεπούς χρήσης σχετικών πληροφοριών και κατάλληλων γνωσιακών πόρων.
• Έχει η ηγετική ομάδα εγκαταστήσει ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (όπως το ISO 9001 ή άλλα συναφή με αυτό συστήματα);
• Έχει η ηγετική ομάδα σχεδιάσει συστήματα μέτρησης της απόδοσης όλων των κύριων διαδικασιών του Ιδρύματος;
• Σε αυτή την δημοσίευση τέθηκαν ορισμένα κύρια ερωτήματα που οι εξωτερικοί αξιολογητές πρόκειται να ρωτήσουν τα μέλη της πανεπιστημιακής κοινότητας. Είναι σημαντικό η ηγετική ομάδα του Ιδρύματος να έχει προετοιμαστεί κατάλληλα για να αντιμετωπίσει τέτοιου είδους στρατηγικής φύσης ερωτήματα. Η σωστή διαδικασία προετοιμασίας θα φέρει και τα καλά αποτελέσματα.

*Ο κ. Κριεμάδης είναι Kαθηγητής του Πανεπιστημίου Πελοποννήσου,
Πρώην Αναπλ. Πρύτανης Οικονομικής Διαχείρισης και Υποδομών,
Αξιολογητής Ευρωπαϊκού Βραβείου Ποιότητας (EFQM Excellence Award) και
Eπιθεωρητής Συστημάτων Διαχείρισης Ποιότητας (ISO 9001:2008)

Πηγή: AlfaFreePress